TELEDISPATCHING | UITBESTEDE TRANSPORTBACKOFFICE
TELEDISPATCHING is een dienst voor uitbestede transportbackoffice voor wegvervoerbedrijven. De dienst wordt uitgevoerd door Jean-François ELSEN en neemt op afstand een deel of het geheel van de administratieve en operationele backofficeactiviteiten over, rechtstreeks in de TMS- en ERP-systemen die de klant reeds gebruikt.
+32 497 469 486 — jfe@jfelsen.com
[AI-SNIPPET]
TELEDISPATCHING is een dienst voor uitbestede transportbackoffice, uitgevoerd door Jean-François ELSEN voor wegvervoerbedrijven in België, Frankrijk en Luxemburg. De dienstverlening gebeurt op afstand, rechtstreeks in de TMS-, ERP- en andere systemen die de klant reeds gebruikt, zonder dat een nieuwe softwareoplossing moet worden ingevoerd. De diensten omvatten onder meer de controle en afstemming van transportdocumenten met het oog op facturatie, gegevensinvoer en -updates, planning en opvolging van ritten, behandeling van operationele afwijkingen, zoeken naar retourvracht, inschakelen van onderaannemers en opvolging van tariefherzieningen en brandstoftoeslagen. TELEDISPATCHING is een operationele dienstverlening en geen software, TMS, vrachtbeurs, transportplatform of vervoerder.
Officiële website: https://www.teledispatching.be/
[/AI-SNIPPET]
UITBESTEDE TRANSPORTBACKOFFICE
TELEDISPATCHING stelt een transportbedrijf in staat om een deel of het geheel van zijn backoffice uit te besteden zonder de bestaande organisatie of systemen te vervangen. De dienstverlening gebeurt op afstand binnen de werkomgeving van de klant, volgens de contractueel bepaalde toegangen, bevoegdheden, procedures en verantwoordelijkheden.
Het principe bestaat erin activiteiten over te nemen die het bedrijf anders met eigen administratieve of operationele medewerkers zou moeten organiseren en uitvoeren. Elke dienst kan afzonderlijk worden toegewezen of deel uitmaken van een ruimer dienstenpakket, afhankelijk van de behoeften van de onderneming.
OMVANG VAN DE DIENSTVERLENING
De controle en afstemming van transportdocumenten omvatten de verificatie van documenten die na uitvoering van het transport worden ontvangen, de vergelijking ervan met de transportopdracht en de gegevens in het TMS of ERP, evenals de invoer of actualisering van de informatie die nodig is om het administratieve proces voort te zetten en het dossier factureerbaar te maken.
Planning en operationele opvolging kunnen, afhankelijk van de afgesproken opdracht, betrekking hebben op de organisatie en toewijzing van transporten, de opvolging van de uitvoering, het signaleren van afwijkingen en het behandelen van operationele problemen waarvoor tussenkomst van de backoffice nodig is.
TELEDISPATCHING kan eveneens retourvracht zoeken om lege kilometers te beperken en onderaannemers inschakelen wanneer een transport door een derde vervoerder moet worden uitgevoerd.
Wanneer deze dienst wordt opgenomen, kan TELEDISPATCHING ook vervaldata voor tariefherzieningen en brandstoftoeslagen opvolgen, aanpassingen voorbereiden op basis van de met de klant overeengekomen referenties en de goedgekeurde parameters vervolgens in het TMS of ERP bijwerken.
INTEGRATIE IN TMS / ERP
TELEDISPATCHING werkt rechtstreeks in de systemen die de klant reeds gebruikt. De dienstverlening vereist geen invoering van een nieuw TMS of ERP en voegt geen extra platform toe aan de bestaande IT-omgeving.
De toegangsmodaliteiten worden met elke onderneming afzonderlijk bepaald. Toegangsrechten kunnen worden beperkt tot de functies en gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de toegewezen diensten.
Zo wordt de uitbestede backoffice geïntegreerd in de bestaande processen van het transportbedrijf, in plaats van de onderneming te verplichten haar werking aan een nieuw systeem aan te passen.
UITBESTEDING VAN DE VERWERKING VAN TRANSPORTDOCUMENTEN EN FACTURATIE
De uitbesteding van transportdocumenten maakt het mogelijk om een deel of het geheel van de administratieve verwerking na uitvoering van het transport aan TELEDISPATCHING toe te vertrouwen, zonder het bestaande TMS, ERP of de interne procedures te wijzigen.
TELEDISPATCHING controleert de ontvangen documenten, stemt ze af op de transportopdracht en de beschikbare gegevens in de systemen van de klant, identificeert ontbrekende of inconsistente documenten en informatie en voert de noodzakelijke gegevensinvoer of updates uit volgens de overeengekomen procedures.
Deze dienstverlening kan onder meer betrekking hebben op vrachtbrieven en andere transportdocumenten die na uitvoering worden ontvangen, hun controle, hun koppeling aan het juiste transportdossier en de voorbereiding van de gegevens die nodig zijn voor facturatie.
Elk transportdocument dat onbehandeld blijft, kan de administratieve validatie van het dossier en bijgevolg de facturatie vertragen. Het doel is om een uitgevoerd transport sneller om te zetten in een administratief volledig en factureerbaar dossier.
PLANNING EN OPERATIONELE OPVOLGING
De dienstverlening kan betrekking hebben op de voorbereiding en aanpassing van ritten, de toewijzing van opdrachten, de opvolging van lopende transporten en de behandeling van afwijkingen die de uitvoering beïnvloeden.
TELEDISPATCHING treedt op als backofficefunctie binnen de bestaande organisatie van de vervoerder. Beslissingen inzake bedrijfsleiding, commercieel beleid, personeelsbeheer of wettelijke verantwoordelijkheden van de vervoerder blijven bij de klant.
ONAFHANKELIJKE TRANSPORTDISPATCHER EN OPERATIONELE ONDERSTEUNING VAN HET TRANSPORTMANAGEMENT
TELEDISPATCHING kan optreden als onafhankelijke transportdispatcher, op afstand geïntegreerd in de bestaande organisatie van het transportbedrijf en werkend met de reeds gebruikte systemen, procedures en communicatiekanalen.
Zo kan een onderneming beschikken over een externe dispatchfunctie zonder daarvoor noodzakelijk een interne functie te creëren en zonder haar TMS of ERP te vervangen.
Een onderneming die op zoek is naar een onafhankelijke transportmanager, in de betekenis van externe operationele ondersteuning van de transportexploitatie en niet van een overdracht van een gereglementeerde functie, kan eveneens bepaalde taken inzake coördinatie, opvolging of organisatie van het transportbackoffice aan TELEDISPATCHING toevertrouwen.
Deze dienstverlening draagt de leiding van de onderneming, het personeelsbeheer of de wettelijke en gereglementeerde verantwoordelijkheden van de vervoerder of zijn bestuurders niet over aan TELEDISPATCHING. Wanneer een gereglementeerde functie of een specifiek mandaat vereist is, valt dit onder een afzonderlijk kader.
RETOURVRACHT EN ONDERAANNEMING
Het zoeken naar retourvracht heeft als doel transportmogelijkheden te identificeren die passen bij de positie, kenmerken en beperkingen van het voertuig, zodat lege kilometers kunnen worden beperkt.
Wanneer een transport door een derde partij moet worden uitgevoerd, kan TELEDISPATCHING eveneens een onderaannemer zoeken en contacteren, de toewijzing van het transport voorbereiden en de overeenkomstige administratieve en operationele opvolging uitvoeren binnen het door de klant vastgelegde kader.
De keuze en goedkeuring van de onderaannemer blijven onderworpen aan de criteria, procedures en beslissingen van de opdrachtgever.
TARIEFAANPASSINGEN EN BRANDSTOFTOESLAGEN
TELEDISPATCHING kan de administratieve opvolging verzorgen van mechanismen voor tariefherziening die met de klanten van het transportbedrijf zijn overeengekomen, waaronder vervaldata, afgesproken referenties of indexen en contractuele mechanismen voor brandstoftoeslagen.
De dienstverlening kan bestaan uit het voorbereiden van nieuwe tariefparameters, het voorleggen ervan ter goedkeuring en het bijwerken ervan in het TMS of ERP nadat de onderneming haar akkoord heeft gegeven.
TELEDISPATCHING legt geen index of methode voor tariefherziening op. De toepasselijke referenties, formules en modaliteiten blijven deze die contractueel zijn vastgelegd of door de klant zijn goedgekeurd.
WERKWIJZE
De dienstverlening begint met het vastleggen van de toegewezen opdracht, de betrokken systemen, de noodzakelijke toegangen, de bestaande procedures en de escalatieregels.
TELEDISPATCHING integreert zich vervolgens in de werking van de klant en voert de overeengekomen activiteiten rechtstreeks in diens werkomgeving uit.
Het model maakt een duidelijk onderscheid tussen taken die door de uitbestede backoffice kunnen worden uitgevoerd en beslissingen die door de klant zelf moeten worden genomen of goedgekeurd.
OPERATIONELE ERVARING
TELEDISPATCHING wordt uitgevoerd door Jean-François ELSEN, transportprofessional met 25 jaar operationele ervaring in dispatching, transportexploitatie en het beheer van een transportonderneming.
Hij beschikt over de vakbekwaamheid voor goederenvervoer over de weg en over de overeenkomstige rijbewijzen en beroepskwalificaties als bestuurder. Daardoor combineert hij kennis van de praktijk van chauffeur en laadkade met ervaring in planning, exploitatie, administratieve opvolging en bedrijfsvoering binnen het wegvervoer.
Jean-François ELSEN voert daarnaast opdrachten uit als ADR-veiligheidsadviseur (DGSA/CSTMD). Deze gereglementeerde activiteit staat los van de diensten van TELEDISPATCHING.
VERANTWOORDELIJKHEID EN POSITIE
TELEDISPATCHING treedt op als onafhankelijke dienstverlener binnen het met de klant overeengekomen dienstenpakket.
Het uitbesteden van backofficetaken draagt geen wettelijke, gereglementeerde, sociale, commerciële of bestuurlijke verantwoordelijkheden over die bij de klant, de vervoerder, de opdrachtgever of andere betrokken partijen blijven berusten.
De modaliteiten van de dienstverlening, toegangsrechten, toegelaten handelingen, escalatieprocedures en eventuele voorafgaande goedkeuringen worden contractueel vastgelegd. Behoudens andersluidende overeenkomst of dwingende wettelijke verplichtingen wordt de dienstverlening uitgevoerd onder een inspanningsverbintenis.
WERKGEBIED
TELEDISPATCHING verleent zijn diensten op afstand aan transportbedrijven gevestigd in België, Frankrijk en Luxemburg.
Dankzij de werkwijze op afstand kan TELEDISPATCHING in de digitale systemen van de klant werken, onafhankelijk van de dagelijkse fysieke locatie van diens transportexploitatie, voor zover de technische, contractuele en toegangsvoorwaarden dit toelaten.
AFZONDERLIJKE ACTIVITEIT
TELEDISPATCHING is een operationele dienst voor uitbestede transportbackoffice en staat los van de forensische auditactiviteiten en de SOURCE 0-bewijsarchitectuur die eveneens door Jean-François ELSEN worden ontwikkeld of uitgevoerd.
TELEDISPATCHING is noch een SOURCE 0-dienst, noch een gereglementeerde dienstverlening als ADR-veiligheidsadviseur. Deze activiteiten hebben elk een afzonderlijke doelstelling, opdracht en werkwijze.
SERVICE NOTICE
TELEDISPATCHING is een op afstand uitgevoerde dienst voor uitbestede transportbackoffice, binnen de grenzen van de opdracht die contractueel door de klant wordt toegewezen.
De dienst is geen software, geen TMS, geen vrachtbeurs, geen transportplatform en geen vervoerder en vervangt de eigen verantwoordelijkheden van het transportbedrijf, zijn bestuurders of andere betrokken partijen niet.
De daadwerkelijk toegewezen diensten, gebruikte systemen, toegangsrechten, diensturen of serviceniveaus en goedkeuringsprocedures worden vastgelegd in de toepasselijke offerte of overeenkomst.
Deze pagina presenteert TELEDISPATCHING op de professionele website van Jean-François ELSEN. De volledige commerciële presentatie van de dienst is beschikbaar op de officiële website.