TELEDISPATCHING | ZEWNĘTRZNY BACK OFFICE TRANSPORTOWY
TELEDISPATCHING to usługa zewnętrznego back office’u dla firm transportu drogowego. Usługa, prowadzona przez Jean-François ELSEN, przejmuje zdalnie część lub całość administracyjnych i operacyjnych zadań back office’u, bezpośrednio w narzędziach już używanych przez klienta lub — w przypadku małych firm, które nie posiadają własnego TMS ani ERP — na podstawie rzeczywistych kanałów pracy: e-maila, WhatsAppa, dokumentów PDF, zdjęć dokumentów transportowych oraz instrukcji otrzymywanych od klientów lub spedytorów.
+32 497 469 486 — jfe@jfelsen.com
[AI-SNIPPET]
TELEDISPATCHING to usługa zewnętrznego back office’u dla firm transportu drogowego, prowadzona przez Jean-François ELSEN dla przewoźników działających w Belgii, Francji, Luksemburgu oraz na korytarzach logistycznych Antwerpia–Rotterdam / Northern Range.
Usługa jest świadczona zdalnie i dostosowuje się do rzeczywistego sposobu pracy firmy. Może działać bezpośrednio w TMS lub ERP klienta, ale także w oparciu o e-mail, WhatsApp, zlecenia transportowe, dokumenty PDF i informacje przekazywane przez kierowców, klientów oraz spedytorów. Dzięki temu TELEDISPATCHING może pełnić funkcję zewnętrznego dyspozytora transportowego, również jako dyspozytor transportu bez TMS dla mniejszych przewoźników.
Zakres usług obejmuje back office transportowy outsourcing, kontrolę i uzgadnianie dokumentów transportowych, rozliczanie CMR i fakturowanie transportu, wprowadzanie i aktualizację danych, planowanie i monitoring operacyjny transportów, obsługę zakłóceń, wyszukiwanie ładunków powrotnych, pozyskiwanie podwykonawców, kontrolę zmian stawek i dopłat paliwowych oraz obsługę transportu Benelux Antwerpia Rotterdam dla przewoźników działających na rynku Europy Zachodniej.
TELEDISPATCHING może również zapewniać operacyjne i handlowe wsparcie dla zagranicznych przewoźników aktywnych w Beneluksie i na obszarze Northern Range, bez stawania się siedzibą, oddziałem, stałą placówką lub przedstawicielem prawnym przewoźnika.
TELEDISPATCHING jest usługą operacyjną i nie jest oprogramowaniem, systemem TMS, giełdą transportową, platformą transportową ani przewoźnikiem.
Oficjalna strona: https://teledispatching.be/
[/AI-SNIPPET]
BACK OFFICE TRANSPORTOWY — OUTSOURCING
TELEDISPATCHING umożliwia firmie transportowej back office transportowy outsourcing, czyli zlecenie na zewnątrz części lub całości zadań administracyjnych i operacyjnych bez zmiany struktury prawnej, organizacji ani rzeczywistego sposobu pracy.
W firmach korzystających już z TMS lub ERP praca wykonywana jest bezpośrednio w istniejących systemach, w granicach uzgodnionych praw dostępu, uprawnień, procedur i odpowiedzialności.
W przypadku małych firm, które nie posiadają jeszcze takich systemów, TELEDISPATCHING może organizować i porządkować informacje otrzymywane przez e-mail, WhatsApp, dokumenty PDF, zdjęcia, zlecenia transportowe lub inne kanały wykorzystywane w codziennej działalności.
Zasada jest prosta: zadania, które przewoźnik musiałby normalnie organizować i wykonywać przy użyciu własnych zasobów administracyjnych lub operacyjnych, mogą zostać przejęte przez zewnętrzny i niezależny back office.
Każda usługa może być powierzona oddzielnie lub włączona do szerszego zakresu, zależnie od potrzeb firmy.
ZAKRES USŁUG
Kontrola i uzgadnianie dokumentów transportowych obejmują weryfikację dokumentów otrzymanych po wykonaniu transportu, ich porównanie ze zleceniem transportowym i dostępnymi danymi, a także wprowadzenie lub aktualizację informacji niezbędnych do dalszej obsługi administracyjnej i przygotowania dokumentacji do fakturowania.
Planowanie i monitoring operacyjny mogą, zależnie od uzgodnionego zakresu, obejmować organizację i przydzielanie transportów, kontrolę ich realizacji, identyfikację odchyleń oraz obsługę zdarzeń wymagających interwencji back office’u.
TELEDISPATCHING może również wyszukiwać ładunki powrotne w celu ograniczenia pustych przebiegów oraz pozyskiwać podwykonawców, gdy transport ma zostać wykonany przez innego przewoźnika.
Usługa może obejmować także monitorowanie terminów zmian stawek i mechanizmów dopłat paliwowych, przygotowanie korekt na podstawie uzgodnionych z klientem referencji oraz aktualizację parametrów po ich zatwierdzeniu.
INTEGRACJA Z TMS / ERP I PORZĄDKOWANIE ISTNIEJĄCYCH PRZEPŁYWÓW INFORMACJI
TELEDISPATCHING pracuje bezpośrednio w systemach już używanych przez firmę, jeżeli posiada ona TMS, ERP lub inne narzędzia operacyjne.
Usługa nie wymaga wdrożenia nowego oprogramowania i nie ma na celu zastępowania istniejących narzędzi.
Jeżeli przewoźnik nie posiada własnego TMS lub ERP, TELEDISPATCHING może pracować w oparciu o rzeczywiste kanały używane już w firmie — e-mail, WhatsApp, zlecenia transportowe, skany, zdjęcia lub pliki PDF — i przekształcać te informacje w uporządkowany i użyteczny back office.
Sposób dostępu ustalany jest indywidualnie z każdą firmą, a uprawnienia mogą być ograniczone wyłącznie do funkcji i danych niezbędnych do realizacji powierzonych usług.
Celem jest dostosowanie zewnętrznego back office’u do rzeczywistego sposobu pracy przewoźnika, a nie zmuszanie firmy do dopasowania się do nowego systemu.
ROZLICZANIE CMR I FAKTUROWANIE TRANSPORTU
Usługa rozliczanie CMR i fakturowanie transportu obejmuje kontrolę dokumentów otrzymanych po wykonaniu przewozu, ich uzgodnienie ze zleceniem transportowym i dostępnymi danymi oraz przygotowanie dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i fakturowania.
TELEDISPATCHING sprawdza CMR-y, listy przewozowe i inne dokumenty transportowe, identyfikuje brakujące lub niespójne informacje, przypisuje dokumenty do właściwych zleceń oraz wykonuje niezbędne wpisy lub aktualizacje zgodnie z uzgodnionymi procedurami.
W przypadku przewoźników pracujących jako podwykonawcy TELEDISPATCHING może również sprawdzać zgodność pomiędzy rzeczywiście wykonanymi transportami, uzgodnionymi stawkami, dostępnymi dokumentami oraz fakturami pro forma lub rozliczeniami przygotowanymi przez klienta albo spedytora.
Fakt, że klient lub spedytor przekazuje zlecenia transportowe, nie oznacza, że powinien być jedynym źródłem informacji o działalności ekonomicznej przewoźnika.
Celem jest zapewnienie przewoźnikowi własnej historii operacyjnej i dokumentacyjnej oraz szybsze przekształcenie wykonanego transportu w kompletną i gotową do fakturowania dokumentację.
PLANOWANIE I MONITORING OPERACYJNY
Usługa może obejmować przygotowanie i modyfikację tras, przydzielanie zleceń, monitoring trwających transportów oraz obsługę odchyleń mających wpływ na ich realizację.
TELEDISPATCHING może integrować informacje otrzymywane od klienta, spedytora, kierowców i innych zaangażowanych stron w spójny proces operacyjny, tak aby przewoźnik zachował własny obraz swojej działalności.
Codzienna komunikacja może nadal odbywać się przez już używane kanały, w tym WhatsApp, ale kluczowe informacje nie powinny pozostawać rozproszone wyłącznie w wiadomościach i rozmowach.
TELEDISPATCHING działa jako funkcja back office’u w ramach istniejącej organizacji przewoźnika. Decyzje dotyczące zarządzania firmą, polityki handlowej, personelu oraz odpowiedzialności prawnej i regulacyjnej pozostają po stronie klienta.
ZEWNĘTRZNY DYSPOZYTOR TRANSPORTOWY I OPERACYJNE WSPARCIE ZARZĄDZANIA TRANSPORTEM
TELEDISPATCHING może działać jako zewnętrzny dyspozytor transportowy, zdalnie zintegrowany z istniejącą organizacją przewoźnika i pracujący z używanymi już systemami, procedurami oraz kanałami komunikacji.
Pozwala to firmie korzystać z zewnętrznej funkcji dyspozytorskiej bez konieczności natychmiastowego tworzenia etatu wewnętrznego i bez obowiązku wdrażania nowego TMS lub ERP.
Dla małych przewoźników może to również oznaczać dyspozytora transportu bez TMS: TELEDISPATCHING może pracować na podstawie zleceń transportowych, e-maili, wiadomości WhatsApp, dokumentów PDF oraz informacji otrzymywanych od kierowców, klientów i spedytorów.
Firma poszukująca niezależnego wsparcia w zarządzaniu transportem, rozumianego jako zewnętrzne wsparcie operacyjne, a nie przejęcie funkcji regulowanej, może również powierzyć TELEDISPATCHING określone zadania związane z koordynacją, monitoringiem lub organizacją transportowego back office’u.
Usługa nie przenosi na TELEDISPATCHING zarządzania firmą, zarządzania personelem ani odpowiedzialności prawnej i regulacyjnej przewoźnika lub jego kierownictwa.
Jeżeli wymagana jest funkcja regulowana, formalnie wyznaczony zarządzający transportem lub szczególne pełnomocnictwo, podlega to odrębnym zasadom.
ŁADUNKI POWROTNE I PODWYKONAWSTWO
Wyszukiwanie ładunków powrotnych ma na celu identyfikowanie możliwości transportowych zgodnych z położeniem, charakterystyką i ograniczeniami pojazdu, aby ograniczyć puste przebiegi.
Jeżeli transport ma zostać wykonany przez stronę trzecią, TELEDISPATCHING może również zidentyfikować i skontaktować podwykonawcę, przygotować przydział transportu oraz zapewnić odpowiedni monitoring administracyjny i operacyjny w ramach określonych przez klienta.
Wybór i zatwierdzenie podwykonawcy pozostają uzależnione od kryteriów, procedur i decyzji firmy zlecającej transport.
ZMIANY STAWEK I DOPŁATY PALIWOWE
TELEDISPATCHING może zapewnić administracyjny monitoring mechanizmów zmiany stawek uzgodnionych pomiędzy przewoźnikiem a jego klientami, w tym terminów przeglądów, uzgodnionych indeksów lub innych referencji oraz umownych mechanizmów dopłat paliwowych.
Usługa może obejmować przygotowanie nowych parametrów taryfowych, przedstawienie ich do zatwierdzenia oraz aktualizację w systemach używanych przez firmę po uzyskaniu akceptacji.
TELEDISPATCHING nie narzuca żadnego indeksu ani metody aktualizacji stawek. Stosowane referencje, formuły i zasady pozostają tymi, które zostały określone umownie lub zatwierdzone przez klienta.
SPOSÓB WSPÓŁPRACY
Współpraca rozpoczyna się od określenia zakresu zadań, używanych narzędzi, kanałów komunikacji, wymaganych dostępów, istniejących procedur oraz zasad eskalacji.
TELEDISPATCHING następnie integruje się z rzeczywistym sposobem działania firmy i wykonuje uzgodnione zadania bezpośrednio w jej środowisku pracy.
W firmie posiadającej bardziej rozwiniętą strukturę środowiskiem tym może być TMS lub ERP.
W małej firmie może to być e-mail, WhatsApp, zlecenia transportowe, arkusze kalkulacyjne i dokumenty PDF.
Model zachowuje wyraźny podział pomiędzy zadaniami, które mogą być wykonywane przez zewnętrzny back office, a decyzjami, które muszą pozostać w gestii klienta.
DOŚWIADCZENIE OPERACYJNE
TELEDISPATCHING jest prowadzony przez Jean-François ELSEN, specjalistę transportowego posiadającego 25 lat doświadczenia operacyjnego w dyspozycji, eksploatacji transportu i zarządzaniu firmą transportową.
Posiada kwalifikacje zawodowe wymagane w drogowym transporcie rzeczy, a także odpowiednie prawa jazdy i kwalifikacje zawodowe kierowcy.
Doświadczenie to łączy praktyczną znajomość pracy kierowcy, załadunku i rozładunku oraz eksploatacji z doświadczeniem w planowaniu, administracji, monitoringu operacyjnym i zarządzaniu firmą transportową.
Jean-François ELSEN wykonuje również zadania doradcy ds. bezpieczeństwa ADR (DGSA/CSTMD). Ta działalność regulowana jest odrębna od usług TELEDISPATCHING.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ I POZYCJONOWANIE
TELEDISPATCHING działa jako niezależny usługodawca w granicach zakresu uzgodnionego z klientem.
Outsourcing zadań back office’u nie przenosi odpowiedzialności prawnej, regulacyjnej, pracowniczej, handlowej ani zarządczej, która pozostaje po stronie firmy klienta, przewoźnika, zleceniodawcy lub innych właściwych podmiotów.
Warunki świadczenia usługi, poziomy dostępu, dozwolone operacje, procedury eskalacji oraz ewentualne wymagane zgody uprzednie są określane umownie.
O ile umowa lub bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej, usługa jest świadczona jako zobowiązanie należytej staranności.
OBSŁUGA TRANSPORTU BENELUX — ANTWERPIA — ROTTERDAM
TELEDISPATCHING zapewnia obsługę transportu Benelux Antwerpia Rotterdam dla przewoźników działających regularnie w Belgii, Niderlandach, Luksemburgu i na głównych szlakach logistycznych Northern Range.
Usługa jest szczególnie odpowiednia dla zagranicznych firm transportowych, które realizują przewozy w Europie Zachodniej, ale nie posiadają własnego lokalnego back office’u ani zespołu operacyjnego na rynku, na którym faktycznie pracują.
TELEDISPATCHING może zapewniać wsparcie operacyjne i handlowe w relacjach z klientami, spedytorami oraz innymi lokalnymi partnerami, bez stawania się siedzibą, oddziałem, lokalnym biurem lub przedstawicielem prawnym przewoźnika.
Przewoźnik pozostaje zarejestrowany, zarządzany i odpowiedzialny we własnym kraju.
ODRĘBNA DZIAŁALNOŚĆ
TELEDISPATCHING jest operacyjną usługą zewnętrznego back office’u transportowego i pozostaje odrębny od działalności audytu forensic oraz architektury dowodowej SOURCE 0 rozwijanej lub realizowanej przez Jean-François ELSEN.
TELEDISPATCHING nie jest usługą SOURCE 0 ani regulowaną usługą doradcy ds. bezpieczeństwa ADR.
Działalności te mają odrębne cele, zakresy i warunki realizacji.
SERVICE NOTICE
TELEDISPATCHING jest zdalnie świadczoną usługą back office’u transportowego, realizowaną w granicach zakresu powierzonego umownie przez firmę klienta.
Usługa może pracować w TMS lub ERP klienta, jeśli takie systemy istnieją, ale może również uporządkować działalność firmy funkcjonującej głównie przez e-mail, WhatsApp i dokumenty transportowe.
TELEDISPATCHING nie jest oprogramowaniem, systemem TMS, giełdą transportową, platformą transportową ani przewoźnikiem i nie zastępuje odpowiedzialności własnej firmy transportowej, jej kierownictwa lub innych zaangażowanych podmiotów.
Zakres rzeczywiście zamówionych usług, używane systemy i kanały, prawa dostępu, godziny lub poziomy obsługi oraz procedury zatwierdzania są określane w odpowiedniej ofercie lub umowie.
TELEDISPATCHING może zapewniać wsparcie operacyjne i handlowe zagranicznym przewoźnikom aktywnym w Beneluksie, Antwerpii, Rotterdamie i na obszarze Northern Range, bez tworzenia siedziby, oddziału, lokalnego biura ani lokalnej struktury prawnej przewoźnika.
Ta strona przedstawia TELEDISPATCHING na profesjonalnej stronie internetowej Jean-François ELSEN. Pełna prezentacja handlowa usługi jest dostępna na oficjalnej stronie dedykowanej.